Bremen’deki Sosyal Hizmetler Dairesi, veri imha konteynerlerinde 432 adet belge ve yazışma buldu. Bu belgelerin, dosya yönetimi kurallarına göre asla imha edilmemesi gerektiği ortaya çıktı. Bu durum, Bremen Sosyal İşler Bakanı Dr. Claudia Schilling’in Sosyal, Gençlik ve Entegrasyon Komisyonu’na sunduğu raporda açıklandı.
Bu olayın ardından, dairedeki tüm başvuruların merkezi bir yazılımda kaydedilmesi ve ilgili personelin takibine verilmesi için yeni bir yönetim sistemi devreye alınacak. Ayrıca, personel sayısı artırılacak ve dışarıdan bir şirket, dairenin işleyişini analiz ederek süreçlerin iyileştirilmesi için önerilerde bulunacak. Bakan Schilling,‘Dışarıdan bir bakış açısı kazanmak için bu adımı atıyoruz‘dedi.
Denetim, iki çalışan hakkında görevi kötüye kullanma şüphesiyle yapıldı
Bu denetim, iki çalışan hakkında dolandırıcılık ve görevi kötüye kullanma şüphesiyle başlatılan bir soruşturma sırasında yapıldı. Daire yönetimi, bu çalışanlarla ilgili önemli belgelerin yanlışlıkla imha edilmediğinden emin olmak istedi. Ancak, konteynerde bulunan belgelerin dolandırıcılık iddialarıyla ilgili olmadığı anlaşıldı. Bakan Schilling,‘Elimizdeki belgeler kaydedildi ve şu anda inceleniyor‘ dedi.
Bulunan belgelerin 219’u, yazılım tarafından otomatik olarak oluşturulan ödeme belgeleriydi. Bu belgelerin bir kısmı hak sahiplerine gönderilmeli, bir kısmı ise dosyalara eklenmeliydi. Ayrıca, 14 adet „Çocuk Nafaka Yasası“ (UVG) kapsamındaki başvuru da bulundu. Bu başvuruların çoğu, sosyal yardım alan aileler tarafından yapılmıştı. İki başvuru hala işlemde ve bir 2022 yılına ait itiraz da henüz sonuçlanmadı.
Dairenin yaptığı ön incelemeye göre, belgelerin çoğunun eksik teslim edilmesinin hak sahipleri üzerinde olumsuz bir etkisi olmadı. Diğer belgeler arasında, adresine ulaştırılamayan ve geri dönen 144 mektup da yer aldı.
Ödeme gecikmesi veya ödenmeyen yardım yok
Bu olayın ardından, Ağustos ayı başında Sosyal Hizmetler Dairesi tüm veri imha konteynerlerini ani bir denetime tabi tuttu. Şu ana kadar, bu denetimlerde ödeme gecikmesine veya ödenmeyen yardımlara neden olabilecek başka bir belgeye rastlanmadı. Ayrıntılı inceleme devam ediyor ve sonuçlar Eylül ayında komisyona sunulacak.
Bundan sonra, daireye gelen tüm başvuruların elektronik olarak kaydedilmesi ve doğru kişiye atanmasını sağlamak için yeni bir yönetim sistemi uygulanacak. Ayrıca, ilgili birime altı yeni personel atanacak ve mevcut kadro güçlendirilecek. Şu anda UVG bölümünde 53 kişi, 47,74 tam zamanlı eşdeğer pozisyonda çalışıyor. Daha fazla personel için ilanlar açıldı.
Son olarak, Sosyal Hizmetler Dairesi’nde devam eden bir organizasyonel inceleme bulunuyor. Bu incelemeyi yürüten şirket, UVG bölümündeki yapıları ve süreçleri değerlendirmek ve daha fazla iyileştirme önerisi sunmakla görevlendirilecek.